Hoe vergaderen zonder kantoor? Hoedoen.be geeft je enkele nuttige tips!

De eenmansbedrijven onder ons hebben het probleem waarschijnlijk wel eens gehad. Een klant van je wilt graag een zakengesprek met je aan gaan maar je hebt geen kantoorruimte om het gesprek in te houden aangezien je vanuit huis werkt. Gelukkig zijn er meerdere opties om dit gesprek alsnog op een geschikte locatie plaats te laten vinden.

Skype

Een goed antwoord op dit probleem is het gebruiken van Skype of een soortgelijk programma waarmee je kan videobellen. Denk er hierbij wel aan dat niet iedereen van videobellen houdt, er zijn mensen die liever een professionelere omgeving hebben voor een zakengesprek. Leg dit dus eerst even voor aan je klant/business partner. Indien je wel via Skype kan bellen is het belangrijk om vooraf eerst even een berichtje te sturen en niet direct te bellen. Skype is vooral handig aangezien de wereld steeds meer online gaat en je ook via Skype bestanden kan delen die je normaliter op je laptop zou moeten laten zien.

Een vergaderruimte huren

Het huren van een vergaderruimte is een uitstekende manier om een geschikte locatie te vinden voor je zakengesprek. Je kan bijvoorbeeld een vergaderruimte op Brussel Airport huren om het centraal gelegen te houden. Indien je gaat vergaderen zijn er wel enkele punten waar je op dient te letten om het professioneel te houden.

Telefoon uit en weg, zo vermijd je ongemakkelijke situaties waarin je plotseling gebeld wordt
Neem actief deel aan het gesprek, vooral als er meerdere mensen zijn
Bereid je goed voor, dan duurt de vergadering ook minder lang en kom je professioneler over
Vermijd jargon, niet van toepassing als jullie hetzelfde beroep uitoefenen
Toon het voorbeeldgedrag dat je graag bij anderen ziet

Een zakendiner

Tot slot kan je er voor kiezen om een zakengesprek te houden in de vorm van een lunch of diner, dit is een uitstekende manier om je zakenpartner/klant beter te leren kennen. Een zakendiner heeft echter wel een enkele etiquetteregels waar je jezelf aan dient te houden om de professionaliteit hoog te houden.

Zorg dat je een restaurant uitkiest waarvan je zeker weet dat het lekker eten/drinken biedt
Mannen en vrouwen horen om en om te zitten
Alleen mannen/vrouwen? Dan zit de belangrijkste persoon naast de gastheer
Begeleid de gast persoonlijk naar zijn/haar stoel
Begin niet met eten voordat iedereen een bord op tafel heeft staan
Achteraf biedt je aan om de rekening betalen, mocht de gast/gasten er op staan kan je er ook voor kiezen om het te delen. Laat de gast nooit alles betalen!

Hopelijk heb je hierdoor genoeg informatie om een professioneel zakengesprek aan te gaan zonder dat je over een kantoorruimte beschikt om hier een vergadering in te plannen.